Jak radzić sobie z wezwaniami WFOŚiGW dotyczącymi weryfikacji kosztów? Praktyczne wskazówki i wzór odpowiedzi

W ostatnim czasie Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, takie jak Fundusz w Białymstoku, zaczęły wzywać beneficjentów do złożenia szczegółowych wyjaśnień w sprawie prawidłowości poniesionych kosztów realizacji projektów, w tym wykonania stolarki okiennej, stolarki drzwiowej, ocieplenia/termomodernizacji oraz instalacji centralnego ogrzewania. Wezwania te często budzą wątpliwości co do ich zasadności, a beneficjenci mogą czuć się zastraszani i przytłoczeni formalnościami. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie sytuacji, wskazanie prawnych podstaw takich żądań oraz dostarczenie praktycznego wzoru odpowiedzi, który można dostosować i wysłać do funduszu.

Co wymaga Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej?

Wezwania zazwyczaj obejmują żądanie:

• szczegółowej specyfikacji poniesionych kosztów (np. kosztorysu, opisu faktur, zestawienia materiałów i usług z rozbiciem na ceny netto/brutto),
• pisemnego wyjaśnienia konieczności przeprowadzenia prac, z odniesieniem do przedstawionych dokumentów.

Fundusz powołuje się na powszechnie obowiązujące przepisy, w tym:

1. art. 44 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych – wymagający celowości i oszczędności wydatków,
2. motyw (53) i (72) preambuły Rozporządzenia (UE) 2021/241 – dotyczący zrównoważonego rozwoju i skutecznego zarządzania środkami,
3. art. 14lp ust. 5 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju – jednak ten artykuł wydaje się błędny; prawdopodobnie chodzi o art. 15 ust. 5, który dotyczy zasad realizacji programów.

Jednocześnie fundusz podkreśla, że umowa o dofinansowanie zawiera jedynie górny limit dofinansowania, a ostateczna kwota zależy od zgodności z prawem.

Dlaczego wezwania budzą niepokój?

Wielu beneficjentów czuje się zdezorientowanych, ponieważ ich projekty (np. wymiana okien, drzwi, ocieplenie) były realizowane zgodnie z umową i lokalnymi standardami. Wezwania mogą wydawać się nadmiernie formalistyczne, a brak jasnych wytycznych w umowie co do szczegółowych kryteriów (np. górnych limitów) dodatkowo komplikuje sytuację. Ponadto, umowy o dofinansowanie nie regulują:

• procedury wyboru Wykonawcy
• sposobu udokumentowania procedury wyboru Wykonawcy
• wytycznych co do stosowania kryteriów wyboru Wykonawcy

Brak tych regulacji pozostawia beneficjentom dużą swobodę, ale jednocześnie naraża ich na późniejsze wątpliwości funduszu co do prawidłowości decyzji. Warto jednak pamiętać, że fundusz ma obowiązek weryfikować, czy środki publiczne są wykorzystywane zgodnie z zasadami, ale beneficjent ma prawo bronić swoich decyzji, jeśli były racjonalne i zgodne z prawem.

Możesz zapoznać się z Naszym wcześniejszym artykułem: Potrzebne dokumenty do rozliczenia dotacji na Czyste Powietrze

Nie panikuj, przygotuj odpowiedź z dokumentami, jakie oczekuje od Ciebie fundusz

Otrzymanie wezwania od WFOŚiGW nie musi być powodem do paniki. Fundusz ma prawo weryfikować, czy środki publiczne zostały wykorzystane prawidłowo, ale Ty, jako beneficjent, masz prawo i obowiązek przedstawić swoje stanowisko, poparte dokumentami. Oto, co powinieneś zrobić:

• Dołącz kosztorys: Każdy Wykonawca powinien wystawić kosztorys przed realizacją prac – nie powinno to stanowić problemu, jeśli współpracowałeś z profesjonalistą. Kosztorys powinien zawierać szczegółowy wykaz materiałów (np. okna, drzwi, styropian) i usług (montaż, ocieplenie), z podziałem na ceny netto i brutto. Na końcu artykułu znajdziesz wzór kosztorysu, który możesz wykorzystać lub dostosować.
• Przygotuj wyjaśnienie wyboru Wykonawcy: W odpowiedzi do funduszu koniecznie opisz, czym kierowałeś się przy wyborze danego Wykonawcy. Na przykład, czy brałeś pod uwagę cenę, doświadczenie, jakość materiałów, gwarancję, opinie innych klientów czy inne kryteria. Wzór odpowiedzi, który pomoże Ci sformułować takie wyjaśnienie, znajdziesz również na końcu artykułu.
• Zachowaj spokój i bądź precyzyjny: Twoja odpowiedź powinna być oparta na faktach, a nie emocjach. Odwołaj się do przepisów, na które powołuje się fundusz (np. art. 44 ust. 3 UFP, Rozporządzenie UE 2021/241), i pokaż, że Twoje decyzje były racjonalne i zgodne z prawem.

Pamiętaj, że fundusz nie ma prawa Cię zastraszać – jego rolą jest kontrola, a Twoją – przedstawienie dowodów na prawidłowe wykorzystanie środków. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem lub doradcą ds. dotacji, ale wzory zawarte w tym artykule powinny wystarczyć w większości przypadków.

Nie musiałeś kupować najtańszych produktów

W swoim wezwaniu Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej jasno wskazuje, że obowiązujące przepisy, w tym art. 44 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych, motyw (53) i (72) Rozporządzenia (UE) 2021/241 oraz art. 14lp ust. 5 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 324 z późn. zm.), zobowiązują do tego, aby każdy wydatek był dokonywany w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Co ważne, fundusz sam przyznaje, że nie musisz wybierać najtańszego produktu czy usługi – możesz kierować się szerszymi kryteriami, które zapewnią lepszą jakość i efektywność. Jest to nie tylko dozwolone, ale również zgodne z prawem, co daje Ci prawo do obrony swoich decyzji. Poniżej znajdziesz kluczowe kryteria, którymi, zgodnie z przepisami, możesz się kierować przy wyborze materiałów i Wykonawców:

• Doświadczeniem Wykonawcy: Wybór Wykonawcy z udokumentowanym doświadczeniem w realizacji podobnych projektów (np. montażu okien, drzwi, ocieplenia) minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia wyższą jakość wykonania, co jest zgodne z zasadą efektywności (art. 44 ust. 3 UFP i motyw 72 Rozporządzenia UE 2021/241).
• Jakością materiałów: Możesz wybrać materiały (np. okna, drzwi, styropian) o wyższych parametrach technicznych i trwałości, co przynosi długoterminowe korzyści, takie jak oszczędności energetyczne, a nie tylko najniższą cenę. To wspiera celowość wydatków (motyw 53 Rozporządzenia UE 2021/241).
• Gwarancją: Wybór produktów i usług z gwarancją na materiały i montaż zmniejsza ryzyko przyszłych kosztów napraw, co jest zgodne z zasadą gospodarności i optymalnego doboru środków (art. 44 ust. 3 UFP).
• Opinią na temat Wykonawcy lub produktu: Możesz wziąć pod uwagę opinie innych klientów, referencje czy reputację Wykonawcy, co jest racjonalnym kryterium wyboru i wspiera skuteczne zarządzanie środkami publicznymi (motyw 72 Rozporządzenia UE 2021/241).
• Estetyką produktu: Wygląd produktu, np. stolarki okiennej czy drzwiowej, może być ważnym kryterium, jeśli wpływa na komfort użytkowania i wartość nieruchomości. Jest to zgodne z prawem, np. z art. 242 ust. 1 Prawa zamówień publicznych i art. 67 ust. 2 Dyrektywy 2014/24/UE, które dopuszczają właściwości estetyczne jako element oceny ofert.

Te kryteria nie tylko są zgodne z obowiązującymi przepisami, ale również pozwalają na bardziej świadome i racjonalne decyzje, które przekładają się na lepsze efekty inwestycji. Nie musisz więc obawiać się, że wybór droższego, ale lepszego jakościowo rozwiązania zostanie zakwestionowany – fundusz sam wskazuje, że takie podejście jest dopuszczalne, o ile jest uzasadnione i udokumentowane. W sekcji „Nie panikuj, przygotuj odpowiedź z dokumentami, jakie oczekuje od Ciebie fundusz” znajdziesz praktyczne wskazówki, jak to zrobić.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia, możesz skorzystać z naszych usług

Jeśli czujesz się przytłoczony wezwaniami od WFOŚiGW lub masz trudności z przygotowaniem odpowiedzi i dokumentów, oferujemy profesjonalne wsparcie. Pomagamy rozliczyć umowy o dofinansowanie, w tym przygotowanie kosztorysów, specyfikacji kosztów, pisemnych wyjaśnień oraz obronę przed zarzutami funduszu. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualną pomoc!

Wzory dokumentów

*Do niniejszego wyjaśnienia dołączam dokument w formacie ODT (OpenDocument Text), który jest otwartym formatem pliku, szeroko wspierającym interoperacyjność i dostępność. Oprogramowanie do tworzenia i edycji plików ODT, takie jak LibreOffice lub Apache OpenOffice, jest darmowe i dostępne dla wszystkich użytkowników, co ułatwia dostęp do dokumentu bez konieczności korzystania z komercyjnych programów. Dokument zawiera szczegółowy kosztorys, specyfikację kosztów oraz inne wymagane informacje.